К кому-то скоро придут праздники, к бедным эйчарам же — новые заботы, ведь мероприятия ещё нужно организовать. И главные вопросы, головная боль эйчара и «ивента» — как выбрать площадку, подрядчиков, накормить гостей, проследить за всем от и до. Рецепт и лечение — ниже. Универсально, полезно, на все времена, без воды.
Если время от времени вы организовываете мероприятия (работаете от event-агентства или компании-заказчика), то вам приходится обращаться к услугам кейтеринговых компаний.
Основоположник кейтеринга — Франсуа Ватель.
Этот гениальный француз одним из первых начал совмещать угощение с развлекательной программой, а также придумал, как принимать гостей не в стенах замка, а в полях и на лужайках.
Без малого двадцать лет в event-индустрии. За это время я постигла многие секреты работы с кейтеринговыми фирмами, составила правила взаимодействия с ними. И сегодня некоторыми из таковых я делюсь с вами.
О чём же позаботиться особо, чтобы избежать проблем и головной боли на мероприятии? Есть несколько моментов. Загвоздка в том, что сыграть против вас может любой из них — отразиться на питании гостей, испортить им впечатление от праздника.
И начнём мы с выбора подрядчика.
Оцениваем предложение кейтеринговой компании
Предложение — ваша первая «лакмусовая бумажка» при оценке потенциального партнёра по кейтерингу.
На что обратить внимание:
1. Сезонность меню (учтено ли это в предложении). Зимой обычно едят больше, чем летом. А летом намного больше пьют. Салаты популярнее летом, горячее — зимой. Не забывайте про погоду и особенности площадки, на которой пройдёт мероприятие. Для пикника на солнечной поляне не стоит выбирать салаты на основе майонезных или кремовых заправок. Кроме того, обязательно обратите внимание на круг приглашаемых гостей: что их привлечёт, а от чего стоит отказаться. Для больших международных мероприятий может понадобиться меню нескольких видов, например, с вегетарианскими или кошерными блюдами.
2. Не много и не мало. Организатору всегда неприятно, когда после банкета или фуршета остаётся много еды: похоже, что заказ был сделан неправильно, а значит, и заплачено больше чем нужно. Однако ещё хуже, если еды не хватило и гости ушли голодными. Как же избежать этих ошибок?
Способ есть! Надо заранее посчитать расход еды и напитков на человека. Если вы проводите банкет на 4–6 часов, то минимум на человека — 1,2 килограммапищи. Для фуршета на 3–4 часа будет достаточно 700–900 граммов на персону. Напитки для фуршета заказывают из расчёта 1–1,5 литра на приглашённого, для банкетов — 1,5–2 литра (если это довольно долгий банкет).
Материально-техническая база кейтеринговой компании
1. Официанты. В предложении обязательно должны быть указаны форма одежды официантов, а также их число в расчёте на стол. Особенно это важно, если у вас будет VIP-зона.
Официанты — это одно из самых слабых мест кейтеринга. В России работать официантом в кейтеринговой компании не очень престижно: это считается временной или разовой занятостью (отработал — и до свидания). В итоге ресторанам выездного обслуживания сложно гарантировать профессионализм этой части персонала. В Минске есть лишь несколько кейтеринговых компаний, у которых хотя бы часть официантов состоит в штате. Это даёт хоть какую-то гарантию качества — по крайней мере в наиболее важных зонах. В основном же кейтеринговые компании набирают персонал на время. В итоге на мероприятиях, организуемых разными компаниями, зачастую работают одни и те же люди. В пиковые периоды, например, в декабре, когда компании массово организуют праздники, нужно много официантов, поэтому на корпоративах часто работают новички, а это неизбежно сказывается на расторопности и качестве обслуживания.
2. Схема расстановки столов. Она тоже должна прилагаться к полученному вами предложению. И тут ещё раз обратите внимание на то, сколько официантов будет обслуживать каждый стол — это важно! Иногда бывает так, что официант отошёл и долго не возвращается. Это неприятно для гостей и, конечно же, может испортить общее впечатление от праздника.
Желая сэкономить на площадке для проведения праздника, компании иногда пытаются оптимизировать пространство — максимально плотно расставить столы. Это ошибка! Она может привести к неудобству и задержкам в обслуживании. К каждому столу у официантов должен быть лёгкий доступ.
3. Общие возможности компании. Нелишне поинтересоваться, сколько гостей компания может обслужить в принципе. Это особенно важно, если речь идёт о масштабном мероприятии. Лишь немногие кейтеринги в Москве способны на собственной технической базе обслужить 1 000–1 500 человек.Таких компаний вряд ли найдётся более пяти. Все остальные будут арендовать оборудование и мебель друг у друга. Это не обязательно станет проблемой, порой в этом нет ничего страшного. Но лучше, если вы знаете об этом заранее и готовы к тому, что зоны на площадке будут обставлены по-разному. Хуже, если результатом становится более низкое качество обслуживания, чем вы ожидали.
4. Посуда. К материально-технической базе относятся и коллекции посуды и стекла. Попросите компанию показать все доступные варианты на ваше количество гостей. Для VIP-зоны или частной вечеринки нередко предлагаются очень интересные, красивые, необычные коллекции.
5. Особенности техзадания. Этот пункт тесно связан с материально-технической базой компании, очень важен и сам по себе. Проанализируйте техническое задание, которое вам прислал подрядчик по питанию. В нём обязательно должны быть обозначены три пункта:
-
запрос по электричеству,
-
метраж технической зоны,
-
подключение воды.
Как показывает практика, далеко не на всех площадках легко выполнить все запросы подрядчика. Поэтому мы всегда рекомендуем проводить трёхстороннюю встречу на месте: вы (или агентство, которое отвечает за мероприятие), представители кейтеринговой компании и владелец площадки, которую арендуете для проведения. Лучше всего организовать даже две таких встречи: первую — как можно раньше, ещё когда выбираете площадку, а вторую уже перед мероприятием, когда готов план всех технических зон и размещения декораций. Так все стороны будут чувствовать себя более комфортно и смогут работать спокойно.